Dossier formation du salarié : conservation, RGPD, bonnes pratiques RH
Pour chaque salarié, un dossier de formation individuel doit être constitué et maintenu. Mal tenu, il génère des risques en cas de contentieux (accident, prud'hommes, départ). Panorama des obligations RH et des bonnes pratiques.
Contenu du dossier individuel de formation
Liste exhaustive des formations suivies : obligatoires (CACES, AIPR, habilitation, SST) et non obligatoires (développement, management).
Attestations nominatives de chaque formation (originale ou scan certifié).
Dates d'obtention et dates d'échéance pour les formations à validité limitée.
Comptes rendus d'entretien professionnel biennal (obligation L6315-1).
Bilan de compétences le cas échéant.
Plan de développement individuel si existant.
Convocations aux formations et preuves de participation.
Conservation : durée et format
Pendant toute la durée du contrat de travail : obligation permanente.
Minimum 5 ans après le départ (prescription prud'hommes et AT).
Recommandation : 10 ans pour les attestations de formations sécurité (accidents différés possibles).
Format : papier + numérique recommandé. Le SIRH centralise ; les attestations originales restent accessibles en cas de demande.
Archivage sécurisé après départ : transfert vers les archives RH, avec accès limité.
RGPD : ce qu'il faut savoir
Le dossier formation contient des données personnelles (nom, date de naissance, qualifications).
Base légale : obligation légale (Code du travail) + exécution du contrat. Pas besoin de consentement explicite.
Droit d'accès du salarié : peut demander copie à tout moment. Délai de réponse 1 mois.
Droit de rectification : si erreur sur une formation. Pas de droit à l'effacement tant qu'il y a obligation légale de conservation.
Registre des traitements à tenir (Article 30 RGPD), à disposition de la CNIL en cas de contrôle.
Transfert et départ du salarié
Départ volontaire (démission, rupture conventionnelle) : l'entreprise conserve le dossier selon les délais légaux. Le salarié peut demander copie. Transfert d'entreprise (article L1224-1) : les dossiers suivent les contrats. Le nouvel employeur hérite des obligations et des preuves de formation. Mobilité groupe : le dossier suit le salarié. Centralisation groupe recommandée pour éviter les pertes. Déclaration de portée employeur : à la demande du salarié pour son futur employeur, possible mais non obligatoire.📚 Formations B2B associées
- Formation AIPR Opérateur – QCM MTES officiel, validité 5 ans
- Formation SST Initial – Certification INRS
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Demander un devis entreprise❓ Questions fréquentes
Le salarié peut-il refuser qu'on conserve son dossier ?
Non tant qu'il y a obligation légale (durée du contrat + prescriptions). Après extinction des obligations légales, l'entreprise doit supprimer ou anonymiser les données.
Un dossier papier vs numérique : lequel prime ?
Les deux ont valeur égale si le numérique garantit l'intégrité, l'horodatage et la conservation (RGS, eIDAS). En pratique, le papier reste préféré pour les originaux critiques (attestations CACES). Scan systématique pour le reste.
Comment structurer efficacement le dossier dans un SIRH ?
Onglets standards : coordonnées, contrat, paie, formations (sous-onglet par année), entretiens professionnels, compétences. Formation avec alertes automatiques sur échéances. Intégration avec outils CACES/AIPR si possibles.